GED qualité : une solution efficace pour assurer la performance et la conformité d’une entreprise
La GED qualité, ou la Gestion Électronique de Documents qualité, est importante pour les entreprises. En effet, cette solution permet de centraliser et de sécuriser les données ainsi que les documents (doc ISO) rattachés au système de management de la qualité de l’organisation. Grâce à ses fonctionnalités avancées (comme la fonction de recherche et de validation…), la GED qualité automatise les procédures, le processus et les tâches essentielles. La mise en œuvre de cet outil documentaire facilite l’accès des informations et garantit la performance des activités. Mais pour obtenir des résultats satisfaisants durant la gestion des documents, il est primordial d’utiliser le bon logiciel. Lequel choisir alors pour simplifier les opérations dans une entreprise ?
Qu’est-ce qu’un GED qualité ?
La gestion documentaire fait partie des exigences normatives. C’est pourquoi les entreprises déploient des outils GED qualité pour assurer l’archivage et la structuration d’un document et des données du SMQ (système de management de qualité).
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En d’autres termes, il s’agit d’un module documentaire conçu pour améliorer la gestion des processus, des instructions, des démarches et des rapports concernant la qualité dans l’entreprise. Cette dématérialisation garantit la maîtrise des versions disponibles et la conformité avec les normes ISO en vigueur. La gestion électronique de documents ou GED qualité permet aussi de :
- Améliorer efficacement la collaboration entre tous les utilisateurs
- Limiter les erreurs et les doublons lors de la gestion des documents
- Renforcer la protection de toute information sensible
- Automatiser le travail et le processus pour gagner plus de temps (ex. : recherche intelligente des documents, validation d’enregistrement…)
Elle est indispensable dans divers domaines, tels que l’industrie, le secteur privé et public, l’agroalimentaire, la santé et pharmaceutique, etc. D’ailleurs, ces derniers sont tenus de disposer de documents qualité ISO pour assurer la gestion et la traçabilité des actions effectuées. Cela vise même à démontrer la maîtrise de leurs processus lors des audits internes et externes d’une entreprise.
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Comment choisir le bon logiciel Gestion Électronique de Documents (GED) ?
La mise en œuvre d’un bon logiciel GED est essentielle pour toute entreprise à la recherche de la qualité de sa documentation. Devant la multitude d’options disponibles sur le marché de la technologie, il est recommandé d’étudier certains éléments avant de prendre une décision. Ces critères comprennent :
- La compatibilité avec le système documentaire utilisé
- La facilité d’utilisation et de gestion de l’interface
- Les options et les technologies intégrées (Ex. : les options de recherche…)
- La sécurité lors de l’accès aux données stockées (doc ISO)
- L’interopérabilité
- La réactivité et l’efficacité du support technique
- L’adéquation à la norme actuelle et le respect des droits des entreprises lors de la concrétisation du processus
Comparez ensuite différents prix afin d’identifier le produit qui correspond le mieux à votre budget. En outre, la valeur de la gestion électronique de documents qualité varie généralement selon le nombre d’usagers, la personnalisation, les options et les services associés… Pensez alors à demander des devis avant la validation de votre commande.
Prenez également le temps de consulter les avis des autres entreprises. Puis optez pour la GED qualité (gestion électronique de documents) qui a une bonne réputation, comme Docuware. Celui-ci est un logiciel documentaire utilisé par des milliers d’organisations dans le monde. Il se démarque par sa capacité de notifier tout utilisateur à chaque étape du cycle de vie de l’entreprise. Il leur envoie un e-mail lors de l’arrivée ou la diffusion d’un nouveau document (doc), par exemple.
Conseils pour bien utiliser le système GED
L’efficacité du logiciel GED qualité repose sur la maîtrise et la bonne connaissance de cet instrument de gestion de documents. Cela nécessite une compréhension approfondie de cette technologie. Pour améliorer sa performance, veuillez :
- Définir clairement vos objectifs pour trouver les meilleures solutions et stratégies à adopter avant toute validation
- Respecter l’exigence documentaire pour garantir un suivi complet et la bonne gestion dans l’entreprise
- Conserver l’historique de chaque version et format de document (doc) dans le but de prouver l’alignement aux règlementations
Les fournisseurs de logiciels GED qualité, ou gestion électronique de documents, proposent des formations pour aider les collaborateurs à les manipuler. Optez alors pour les prestataires de services qui programment des séances d’apprentissage avant la mise en place de la GED dans les systèmes. Cela leur donne l’opportunité de découvrir la démarche de la mise en marche de la GED, les options clés et les rubriques dans les interfaces (telles que les fonctions de recherche).